Aux termes de l’art. 388 AUSCGIE, le capital de la SA doit être entièrement souscrit avant la date de la signature des statuts ou de la tenue de l’AG constitutive. Pour ce qui concerne la libération des apports en numéraire, le quart (1/4) au moins de la valeur nominale doit être libéré lors de la souscription. Le surplus des apports doit l’être dans un délai maximum de trois ans à compter de l’immatriculation au RCCM selon les modalités fixées par les statuts ou par une décision du Conseil d’Administration ou de l’Administrateur Général.

I. DE LA NECESSITE DE CONSTATATION DE LA LIBERATION PAR LE NOTAIRE

Eu égard à ce qui précède, au Sénégal, même s’il est possible pour les statuts, l’Administrateur général ou les membres du CA de décider de la libération par voie bancaire, il est quasi obligatoire de passer par un notaire pour ladite libération du capital social. Selon l’Acte Uniforme de l’OHADA relatif au droit des sociétés commerciales, la libération et le dépôt des fonds doivent être constatés par un notaire au moyen d’une déclaration notariée de souscription et de versement. Ainsi, cette formalité de constatation rend incontournable la nécessité de passer par un notaire.

II. DES FORMALITES ET DOCUMENTS NECESSAIRES LORS DE LA LIBERATION DU CAPITAL SOCIAL

1. Le bulletin de souscription

Dans l‘hypothèse des apports en numéraire la souscription doit être matérialisée par un bulletin de souscription établi par les fondateurs ou l’un d’entre eux et daté et signé par le souscripteur ou par son mandataire, qui écrit en toutes lettres le nombre de titres souscrits.

Le bulletin de souscription est établi en deux exemplaires : un sera remis à la société en formation et l’autre au notaire qui doit dresser la déclaration de souscription et de versement. A l’article 392 AUSCGIE, le législateur OHADA a prévu le contenu de bulletin de souscription.

2. Le Dépôt des fonds

Les fonds provenant de la souscription des actions de numéraires son déposés par les fondateurs qui les ont reçus, pour le compte de la société en formation, soit chez un notaire, soit dans un compte en banque spécialement ouvert au nom de cette société. Le fondateur ayant reçu les fonds doit les déposer dans un délai de huit (08) jours à compter de leur réception. Au moment du dépôt, le fondateur remet à la banque une liste mentionnant l’identité des souscripteurs et indiquant, pour chacun d’eux, le montant des sommes versées.

3. La remise du certificat de dépôt par la banque et son obligation de communication de la liste des souscripteurs

En retour, la banque remet au fondateur déposant un certificat de dépôt attestant le dépôt des fonds. Elle est tenue, jusqu’au retrait des fonds, de communiquer la liste de l’identité des souscripteurs et du montant des sommes versées, à tout souscripteur qui, justifiant de sa souscription, en fera la demande.

4. L’établissement de la déclaration notariée de souscription et de versement

Quant au notaire, il va dresser une déclaration notariée de souscription et de versement, sur présentation des bulletins de souscription et, le cas échéant d’un certificat de dépôt des fonds. Dans la déclaration notariée de souscription et de versement, le notaire affirme que le montant des souscriptions déclarée est conforme au montant figurant sur les bulletins de souscription et que celui (montant) du versement est conforme au montant des sommes déposées en son étude ou le cas échéant figurant au certificat de dépôt. Ce certificat est annexé à la déclaration notariée de souscription et de versement. La déclaration notariée de souscription et de versement est mise, par le notaire, à la disposition des souscripteurs qui peuvent en prendre connaissance et copie en son étude.